İşe alım süresi (time to hire) nedir, nasıl ölçülür?

Başvuru formunda "Başlangıç" adında bir alan var ve süre hesabı kuran herkes önce buna bakıyor. Bu alan bir tarih değil, beş seçenekli bir liste: Hemen, 2 Hafta İçinde, 1 Ay İçinde, Daha Sonra, Spesifik Tarih. Şemada da metin olarak durur.

Alanın işi adayın müsaitliğini bildirmek, süreci ölçmek değil. Adayın "Hemen" demesiyle işe başlama tarihi birbirinden bağımsızdır. İkisini aynı hesaba koyan tablo hata vermez; makul görünen, ama bambaşka bir şeyi ölçen bir sayı verir.

Sürenin bitişi için en sağlam alan çalışan kaydındaki işe başlama tarihi; hem çalışan kaydında hem istihdam döneminde tarih olarak durur. Dönem içinde işe başlayan kişi sayısı da buradan çıkar: çalışan dışa aktarımında hem İşe Başlama sütunu hem de işe başlama tarih aralığı filtresi var.

Tek dikkat noktası tarihin nasıl dolduğu. Bilgi talebi formunda işe başlama tarihi boş bırakılmışsa kaydın oluşturulduğu günün tarihi yazılır. Boş bırakılan her form, işe başlama tarihini işe başlangıç akışının bittiği güne eşitler. Gerçek başlangıç günü farklıysa süre o kadar kayar.

Sayaç başvurunun oluşturulma tarihinden işler, son durum değişiminden değil. Yirmi gün önce gelen bir başvuru dün İnceleniyor'a çekilse bile hâlâ bekleyen sayılır. Kart "bu basamakta ne kadar bekledi" sorusunu değil, "bu aday ne kadar süredir sonuçlanmadı" sorusunu cevaplar.

Yedi gün eşiği koda gömülüdür, panelde ayarı yoktur. Hizmet seviyesi hedefi on gün olan bir ekip kendi eşiğini panelde kuramaz, kart yine yedi günü işaretler. Sayacın kendisi tam sayıdır ama altındaki liste en fazla on iki kayıt gösterir; "listede on iki kişi var" ile "on iki kişi bekliyor" aynı şey değildir.

• Kart yalnız Beklemede ve İnceleniyor durumlarını sayar. Mülakat basamağında aylardır duran bir aday bu sayıya girmez.
• Havuz özetinin eğilim penceresi sabit 30 gündür, pano tarih seçicisinden etkilenmez.
• Gözlemlenebilirlik panosu her ücretli pakette ve denemede açık; havuz özeti başvuru ekranıyla birlikte gelir.

Bir başvurunun durumu değiştiğinde kayıt güncellemesi, denetim kaydı ve bir alan olayı tek veritabanı işleminde tamamlanır. Denetim satırında değişen alan, eski değer, yeni değer ve değişikliği yapan kullanıcı birlikte durur; satırın kendi zaman damgası vardır. Aşamalar arası süre hesabının ham verisi tam olarak budur.

Bu veriden hazır bir ortalama çıkmaz, ama tek bir adayın yolculuğu ekranda okunur. Bir uyarı: zaman çizelgesindeki tarih gün, kısa ay, saat ve dakika basar, yıl yazmaz. Ocak ile Aralık arasındaki fark ekranda aynı görünür; ayları aşan bir süreyi bu ekrandan gözle okumak yanıltır.

İki yol daha bilinmeli. Kabul ya da İşe Alındı durumundan geri dönülüyorsa ve başvuruya bağlı açık belge veya bilgi talebi varsa geçiş uyarı üretir, sürmesi için gerekçe ister; gerekçe de ayrı bir denetim satırı olur. İşe başlangıç akışı tamamlandığında ise başvuru doğrudan İşe Alındı durumuna çekilir ve bu yol geçiş servisinden geçmez: o geçiş için durum alanlı denetim satırı yazılmaz, izi bir alan olayıdır.

Tercih ürünle değil aritmetikle ilgili. Altı ay açık kalmış tek bir kayıt ortalamayı tek başına yukarı taşır, medyan taşımaz. Dönemde beş işe alım varsa ortalama zaten tek bir kaydın hikâyesidir.

Pratik kural: işe alım sayısı azken tek bir oran yazmayın, iki sayıyı birden yazın. Kaç kişi, kaç gün, en uzun kayıt hangisi. Küçük paydadan çıkan tek bir ortalama, işe alım raporlarının en sık yanılma yeri.

Süre tek bir yerde uzamaz, iki yerde birikir. Birincisi havuzun başı: Bekleyen kartı doluysa sorun eleme değil, kimsenin bakmadığı yığındır. Orada kaybedilen gün en pahalı gündür, çünkü aday henüz sizinle konuşmamıştır. İkincisi Kabul ile İşe Alındı arası; bu bekleme çoğunlukla açık belge ve bilgi taleplerinde geçer, o yüzden belge zincirinin durumu süre anlatısının parçasıdır.

Arada kalan mülakat aşaması, süresi ölçülebilen tek yan aşama: mülakat kaydında planlanan zaman ve tamamlanma zamanı ayrı alanlarda durur. Ama bu aşama Deneme, Profesyonel ve Kurumsal paketlerde açık. Mini ya da Başlangıç kullanan bir ekipte mülakat kaydı hiç oluşmaz, o aşamanın süresi panelde iz bırakmaz.

Son bir sınır ürünün kendi davranışıyla ilgili. Yapay zeka hiçbir başvurunun durumunu kendiliğinden değiştirmez; öneri üretir, kararı İK verir ve her geçiş denetim kaydına yazılır. Ölçtüğünüz şey her zaman insan kararlarının hızıdır, sistemin hızı değil.

Süre çalışması kişisel veriye dokunur, yetki sınırı baştan düşünülmeli. Kişisel veri maskesi açık bir kullanıcıda denetim satırındaki hassas alan değerleri gizlenir; maskeleme yalnız ekranda değil sunucuda da uygulanır. Dışa aktarım da ayrı bir yetkiye bağlı.

Hesabın kendisi bu alanların hiçbirine ihtiyaç duymaz. İşe Başlama, Departman ve Pozisyon sütunlarıyla üretilen bir dosya süre hesabını taşır ve gereksiz kişisel veriyi bir tabloya kopyalamanızı önler.