Başvuru Takip Sistemi ve Aday Takibi

Ekran üç bölmeden oluşur: solda arama kutusu, filtre şeridi ve başvuru listesi; ortada seçilen adayın detayı; sağda o adayın belgesi. Bölme genişliklerini kullanıcı sürükleyerek ayarlar. Mobilde bir aday seçildiğinde liste ve filtreler gizlenir, geri çubuğu seçimi temizler.

Aday seçmek rotayı değiştirmez, seçim adres satırındaki bir parametreye yazılır. Pratik karşılığı şu: filtreyi kurup bir adaya tıkladığınızda liste baştan yüklenmez, sayfayı yenilediğinizde aynı aday açık gelir ve o adresi bir ekip arkadaşınıza gönderebilirsiniz.

İş başvuruları ile staj başvuruları ayrı sekmelerdedir ama aynı kabuğu paylaşır. Staj tarafında üç filtre daha vardır: üniversite, sigorta ve staj tipi.

• Liste sayfa sayfa yüklenir, sayfa başına 20 kayıt
• Satır yüksekliği 80 piksele sabittir; iskelet de aynı yüksekliği kullanır, veri gelince liste zıplamaz
• Arama ad, soyad ve e-posta üzerinde çalışır ve Türkçeye göre katlanır: "yilmaz" yazınca "Yılmaz" bulunur
• İş tarafındaki filtreler: durum, ilan, il, ilçe, eğitim bölümü, tecrübe
• Filtre seçenekleri ilanın kendi verisinden üretilir; seçenek listesi boşsa o filtre hiç görünmez
• Listedeki "Google Drive'dan içe aktarıldı" rozeti yalnız Kurumsal paketteki içe aktarımda görülür, varsayılan bir durum değildir

Başvuru beş adımlık tek bir hatta ilerler: Bekliyor, İnceleniyor, Mülakat, Kabul, Red. Havuz hunisi de aynı sırayı kullanır. İşe Alındı ve sonrası çalışan tarafına geçtiği için huniye girmez.

Durumun etiketi, rengi ve ikonu tek merkezi çözücüden gelir. Listedeki rozet, detaydaki rozet ve e-posta onay penceresindeki rozet aynı sözlüğü okur; bileşenlerin içinde ayrı renk tablosu tutulmaz. Rozetin yanında satırın kendi tonu da duruma göre değişir.

Bir uyarı: aynı adımın etiketi her yüzeyde birebir aynı yazılmıyor. Listedeki rozette "Bekliyor" yazan adım, detaydaki durum düğmesinde ve denetim kaydında "Beklemede" olarak geçer. Ekranı anlatırken o ekranın kendi etiketini kullanmak gerekir.

Mülakat bir başvuru durumu olarak her pakette vardır. Google Meet ile mülakat planlama ise ayrı bir yetenektir ve Profesyonel ile Kurumsal paketlerde açıktır; ikisi karıştırılmamalı.

GoTeam adayları otomatik elemez. Yapay zeka öneri sunar, kararı İK verir; hiçbir başvurunun durumu kendiliğinden değişmez. Toplu aksiyon çubuğunun kendi notu da bunu yazıyor: "AI yalnızca öneri sunar; durum değişimi insan onayıyla uygulanır."

Her durum değişikliği tek bir servisten geçer ve bir kullanıcı kimliği ister. Değişiklik alan alan denetim kaydına yazılır: hangi alan değişti, eski değeri neydi, yeni değeri ne oldu, kim yaptı ve ne zaman. Aynı işlem içinde bir de alan olayı düşülür.

İki kişi aynı başvuruyu aynı anda güncellerse ikincisi sessizce üstüne yazmaz. Güncelleme, kaydın son değişiklik damgasıyla eşleşmek zorunda; eşleşmezse istek geri döner ve kullanıcıdan sayfayı tazelemesi istenir.

Kabul ya da İşe Alındı durumundaki bir başvuruyu geri almak, o başvurunun açık belge veya bilgi talebi varsa doğrudan çalışmaz. Sistem kaç açık talep olduğunu sayar ve onay ister; zorlayarak geçmek gerekçe yazmayı gerektirir, gerekçe de denetim kaydına ayrı bir alan olarak düşer. Belge talebi zinciri Profesyonel ve Kurumsal paketlerde açıktır.

• Yetki durum bazında değil eylem bazında ayrışır: görüntüleme, oluşturma, durum değiştirme, not yazma, düzenleme, silme ve dışa aktarma ayrı izinlerdir
• Not yazma izni olan bir kullanıcı durum değiştiremez; istek reddedilir ve hangi iznin eksik olduğunu söyler
• Toplu durum değişimi başvuru ekranının değil AI danışmanının içindedir ve üç kapısı vardır: panelde AI analizi ayarı açık olmalı, kullanıcıda AI danışman yönetme izni bulunmalı, yetenek pakete dahil olmalı
• Her okuma ve yazma şirket kimliğine göre filtrelenir; şirket kimliği tarayıcının gönderdiği veriden değil oturumun yetki kapısından okunur

Durum değiştirmek adaya otomatik e-posta göndermez. Onay penceresinde iki düğme çıkar: "Sadece Güncelle" ve "E-posta Gönder". Şirkette e-posta bildirimi kapalıysa pencere bunu yazar ve tek düğmeye iner.

Adaya giden statü e-postasının şablonu her adımda yok. Kabul, Red ve İnceleniyor için şablon vardır; Mülakat ve İşe Alındı geçişlerinde aday tarafına gönderilecek bir şablon bulunmadığı için e-posta atlanır.

Aynı geçiş için ikinci kez e-posta gönderilmez. Bekletme anahtarı şirket, başvuru ve geçişten önceki son değişiklik damgasıyla kurulur; aynı geçiş tekrar tetiklense de aday ikinci maili almaz.

Detay bölmesi boşken oraya aday havuzu özeti gelir: dört sayı kartı, huni dağılımı, en iyi adaylar, ilan başına durum grafiği ve bekleyenler listesi. Özet listedeki filtre kümesinin aynısını okur, yani ekrandaki toplam ile listedeki satırlar aynı kapsamdan gelir.

Dört sayı şunlar: toplam başvuru, AI analizi yapılmış başvuru sayısı, ortalama puan ve bekleyenler. Ortalama puanın etiketi neyin ortalaması olduğunu söyler; taranan havuzda kayıtlı pozisyon uyumu varsa "Pozisyon uyumu ort.", yoksa "CV skoru ort." yazar. Puanı olmayan aday sıfır sayılıp listenin dibine atılmaz, hesabın dışında bırakılır.

Özet hiçbir yapay zeka çağrısı yapmaz, yalnız kayıtlı puanları okur. Havuzdaki eski başvuruların kendi ilanlarına uyumu sonradan toplu olarak hesaplatılabilir; istek arka plana atılır ve zaten güncel olan kayıtlar atlanır. Bu iş panelde AI analizi ayarı açık değilken hiç çalışmaz.

Aynı adayın daha önce başvurup başvurmadığı detayda uyarı şeridi olarak çıkar. Eşleşme iletişim bilgisine bakar, kimliğe değil: e-posta ve telefon birlikte tutarsa güçlü, yalnız e-posta tutarsa orta, yalnız telefon tutarsa ancak ad da uyuşuyorsa sayılır. Telefonun tek başına yeterli sayılmama sebebi somut: santral numarası, ev telefonu ya da yer tutucu bir numara birbiriyle ilgisiz insanlarca paylaşılıyor.

• "Bekleyen" tanımlı bir eşikten gelir: 7 günden uzun süredir Bekliyor ya da İnceleniyor durumunda kalmış başvurular
• Dikkat listesi en fazla 12 satır gösterir ve en eskiden başlar; ilan kırılımı en fazla 8 ilan, havuz taraması en fazla 5.000 kayıt
• İki adayı yan yana koymak listenin içinde çalışır: karşılaştırma modunda tıklama seçim yapar, en fazla iki aday tutulur, üçüncüye tıklamak ikinci slotu değiştirir
• Karşılaştırma raporu yeni bir yapay zeka çağrısı tetiklemez, yalnız kayıtlı analiz verisinden hesaplanır; analizi olmayan adayda rapor dolmaz

KVKK maskesi bir rol özelliğidir. Maskeli işaretlenmiş bir role bağlı kullanıcı sunucudan zaten maskelenmiş veri alır: ad baş harfe iner, e-posta ve telefon kısaltılır, CV ve transkript bağlantıları boşaltılır. Aynı maskeleme liste, detay, havuz özeti ve dışa aktarım uçlarında çalışır; ekrandaki bulanıklık bunun üstüne konan sunum katmanıdır, tek savunma değildir.

Maskeli kullanıcı bir adayı silemez: satırdaki silme düğmesi ve onay penceresi maske açıkken hiç çizilmez. Belge görüntüleyici de dosyayı açmaz, yerine "Bu dosya KVKK kapsamında gizlenmiştir." der. Denetim kaydı ise kaybolmaz, içeriği gizlenir; hassas bir alan değiştiyse satır "E-posta: değiştirildi" biçiminde görünür, kimin ne zaman değiştirdiği okunur, eski ve yeni değer okunmaz.

Başvuru silmek kalıcı değildir. Kayıt yumuşak silinir, çöp kutusundan geri yüklenebilir; listeler silinmiş kayıtları zaten dışarıda bırakır. İş ve staj başvurusu çöp kutusunun geri yüklenebilir tiplerindendir.

Dışa aktarımda sütunlar tek tek seçilir, filtre paneli listedekiyle aynı seçenekleri kullanır ve önizleme tablosu indirmeden önce ne çıkacağını gösterir. Tek sorguda en fazla 10.000 kayıt çekilir.