Veri İşleme Sözleşmesi

Bu sözleşme, Motivex Intelligence Bilişim Yazılım Robotik Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi ("MotiveX Intelligence") ile GoTeam hesabı açan şirket ("Müşteri") arasında kurulur ve Kullanım Koşulları metninin ayrılmaz parçasıdır. 6698 sayılı Kanun m.12/2, veri sorumlusu ile veri işleyen arasındaki ilişkinin yazılı bir sözleşmeye dayanmasını arar. Bu metin o şartı karşılar.

Aday verisinde veri sorumlusu Müşteri'dir. İlanı Müşteri açar, başvuru formunda hangi bilginin isteneceğine Müşteri karar verir, değerlendirme kriterlerini Müşteri tanımlar ve işe alım kararını Müşteri verir. MotiveX Intelligence bu veriyi Müşteri adına ve Müşteri'nin talimatıyla işleyen taraftır.

Aşağıdaki üç kalemde ise amacı ve aracı MotiveX Intelligence belirler, dolayısıyla bu kalemlerde veri sorumlusu MotiveX Intelligence'tır:

• Müşteri yetkilisinin hesap verisi: ad soyad, iş e-postası, telefon, hesaptaki rolü, giriş ve oturum kayıtları. Hesabın açılması, yetkilendirilmesi ve güvenliği için işlenir.
• Faturalama verisi: fatura unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası, adres, satın alınan paket, ödeme sonucu ve düzenlenen fatura kayıtları.
• Site kullanım ölçümü: goteamx.app üzerindeki gezinme, cihaz ve tarayıcı verisi.

İşlemenin sınırlarını aşağıdaki altı başlık çizer. Bu başlıkların dışında kalan bir işleme, Müşteri yazılı olarak talimat vermedikçe yapılmaz.

• Konu: Müşteri'nin işe alım süreçlerinde topladığı aday verisinin GoTeam yazılımı üzerinden işlenmesi.
• Nitelik: toplama, kaydetme, saklama, sınıflandırma, yapay zeka ile çözümleme, Müşteri yetkililerine gösterme ve silme.
• Amaç: başvuruların toplanması, adayların pozisyon kriterlerine göre puanlanması, aday ile yazışma, işe alım sürecinde istenen belgelerin toplanması ve alınan kararın kayda geçirilmesi.
• Süre: Müşteri hesabı açık kaldığı sürece. Hesap kapandıktan sonra ne olacağı sona erme bölümünde yazılıdır.
• Veri kategorileri: kimlik (ad soyad, doğum tarihi), iletişim (e-posta, telefon, adres), özgeçmiş içeriği (eğitim, iş deneyimi, beceriler, referanslar), başvuru kayıtları (değerlendirme puanı, aşama, yetkili notları) ve Müşteri tarafından istenen belgeler.
• İlgili kişi grupları: Müşteri ilanlarına başvuran adaylar, Müşteri aday havuzuna eklenen kişiler ve Müşteri tarafından işe alınıp belge süreci başlatılan çalışanlar.

MotiveX Intelligence aday verisini yalnızca Müşteri'nin talimatıyla işler. Talimat iki kaynaktan gelir: bu sözleşme ve Müşteri'nin panelde yaptığı ayarlar. İlan alanları, değerlendirme kriterleri, belge setleri, e-posta şablonları ve aday havuzu tercihleri talimat sayılır; her biri için ayrıca yazılı bildirim gerekmez.

Aday verisi Müşteri'nin işe alım süreci dışında hiçbir amaçla kullanılmaz. Başka bir müşteriye gösterilmez, üçüncü kişilere satılmaz, pazarlama amacıyla kullanılmaz.

Yapay zeka modelleri Müşteri'nin aday verisiyle eğitilmez. Özgeçmiş çözümlemesi yurt dışında yerleşik yapay zeka sağlayıcımıza tek tek istek olarak gider, dönen sonuç puanlamada kullanılır ve isteğin içeriği model eğitimine açılmaz.

Değerlendirme yapay zeka desteklidir. Puanlama kanıta dayalı sabit bir ölçütle üretilir, nihai karar her zaman insana aittir. Yalnızca otomatik bir çözümlemenin aleyhinize sonuç doğurduğunu düşünüyorsanız 6698 sayılı Kanun m.11 uyarınca itiraz edebilirsiniz.

Her müşterinin verisi kendi hesabına bağlıdır. Bir sorgu, isteği yapan kullanıcının hesabıyla sınırlıdır; başka bir şirketin kaydı sonuca giremez.

Bir talimatın 6698 sayılı Kanun'a aykırı olduğu kanaatine varırsak talimatı yerine getirmez, gerekçesini Müşteri'ye yazılı olarak bildiririz.

Aday verisine erişebilen MotiveX Intelligence çalışanları, iş sözleşmelerindeki gizlilik yükümlülüğü altındadır. Bu yükümlülük görevin ve sözleşmenin sona ermesinden sonra da sürer.

Erişim, işin gerektirdiği en az yetki ilkesiyle verilir. Panelde her kullanıcının görebileceği ekran ve yapabileceği işlem rolüne bağlıdır; yetkileri Müşteri kendi yöneticisi üzerinden tanımlar ve istediği an geri alır.

• MotiveX Intelligence personeli Müşteri verisine yalnızca iki durumda bakar: Müşteri'nin açtığı bir destek talebini çözmek için ve bildirilen bir arızayı incelemek için.
• Bu erişimler kim, ne zaman ve hangi kayda baktı bilgisiyle denetim kaydına yazılır.
• Destek ve arıza incelemesi dışında üretim verisi kopyalanmaz, geliştirme ortamına taşınmaz.

6698 sayılı Kanun m.12/1 uyarınca alınan teknik ve idari tedbirler aşağıdadır. Liste, uygulanan tedbirleri anlatır, hedeflenenleri değil.

• Bütün trafik TLS ile şifreli taşınır. Dosyalar erişim anahtarıyla korunan depoda tutulur ve yalnızca imzalı, süreli bağlantıyla sunulur.
• Yetkilendirme rol tabanlıdır. Her istekte oturumun bağlı olduğu hesap doğrulanır.
• Parolalar geri döndürülemez biçimde özetlenerek saklanır. Oturumlar 24 saat sonunda düşer.
• Kayıt oluşturma, silme ve yetki değişikliği gibi kritik işlemler denetim kaydına yazılır.
• Kamuya açık uçlarda dakikada 30 istek sınırı ve üçüncü taraf bir bot koruma doğrulaması uygulanır.
• Yüklenen dosyalar tür ve boyut denetiminden geçer; başvuru akışında yalnızca PDF kabul edilir.
• Doğrulanmamış özgeçmiş kayıtları 7 gün sonunda silinir, böylece tamamlanmayan başvurular sistemde birikmez.

Müşteri, aşağıdaki alt işleyenlerin kullanılmasına bu sözleşmeyle onay verir. Her alt işleyen yalnız karşısında yazan iş için kullanılır; o işin dışında bir amaçla aday verisi aktarılmaz.

Alt işleyenin bu sözleşmeye aykırı bir fiilinden Müşteri'ye karşı MotiveX Intelligence sorumludur. Bu sorumluluğun kaynağı MotiveX Intelligence'ın burada üstlendiği taahhüttür; alt işleyenin kendi müşterisine karşı verdiği bir taahhüde dayanmaz.

• Yurt dışında yerleşik bulut dosya depolama sağlayıcısı: Yüklenen özgeçmiş ve belge dosyalarının saklanması. Aktarılan veri: Özgeçmiş ve belge dosyaları. İşleme Türkiye dışında yapılır.
• Yurt dışında yerleşik yapay zeka çözümleme sağlayıcısı: Özgeçmiş içeriğinin çözümlenmesi ve puanlanması. Aktarılan veri: Özgeçmiş metni ve pozisyon kriterleri. İşleme Türkiye dışında yapılır.
• Yurt dışında yerleşik site kullanım ölçümü sağlayıcısı: Site kullanımının ölçülmesi. Aktarılan veri: Cihaz, tarayıcı ve gezinme verisi. İşleme Türkiye dışında yapılır.
• Yurt dışında yerleşik bot koruma sağlayıcısı: Formların insan tarafından doldurulduğunun doğrulanması. Aktarılan veri: IP adresi ve tarayıcı doğrulama kaydı. İşleme Türkiye dışında yapılır.
• PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş.: Ödemenin tahsil edilmesi. Aktarılan veri: Ad soyad, e-posta, işlem tutarı ve ödeme sonucu. İşleme Türkiye içinde yapılır.
• ePlatform Bulut Bilişim A.Ş. (Turkcell e-Şirket): Resmî e-Arşiv faturasının düzenlenmesi. Aktarılan veri: Fatura unvanı, vergi bilgisi, adres, e-posta ve tutar. İşleme Türkiye içinde yapılır.

Listeye yeni bir alt işleyen eklenecekse ya da mevcut biri değişecekse, değişiklik önceden bildirilir. Bildirim, değişikliğin yürürlüğe girmesinden en az 30 gün önce Müşteri hesabındaki yetkilinin e-posta adresine gönderilir ve bu sayfadaki liste güncellenir.

Müşteri değişikliği kabul etmiyorsa itirazını aynı 30 gün içinde [email protected] adresine yazılı olarak iletir. İtiraz giderilemezse Müşteri aboneliğini değişikliğin yürürlük tarihinden önce feshedebilir; fesihte İptal ve İade Politikası uygulanır.

Alt işleyen listesinin yayımlandığı tek yer bu sayfadır. Diğer yasal metinler listeyi tekrar etmez, buraya bağlanır; böylece iki yerde iki farklı liste oluşmaz.

Özgeçmiş dosyaları yurt dışında yerleşik bulut dosya depolama sağlayıcımız tarafından barındırılır, çözümleme için yurt dışında yerleşik yapay zeka sağlayıcımıza gönderilir. Bu iki sağlayıcı verinin Türkiye dışında işlendiği yerlerdir. Aktarım 6698 sayılı Kanun m.9 kapsamındadır ve hizmetin verilebilmesi için zorunludur; analiz hizmetinde ayrıca açık rızanız alınır. Sağlayıcıların kimliğini Veri Sahibi Başvurusu sayfasındaki kanaldan öğrenebilirsiniz. Rıza vermemeniz hâlinde çözümleme yapılamaz, bu durum tek başına başka bir sonuç doğurmaz.

Aday verisinde veri sorumlusu Müşteri olduğundan, bu aktarımı kendi aydınlatma metninde göstermek ve gereken açık rızayı almak Müşteri'ye aittir. MotiveX Intelligence, başvuru formunda aydınlatma metnine bağlantı verilmesini ve rıza kaydının başvuruyla birlikte tutulmasını sağlayan alanları hazır sunar.

Aday verisini etkileyen bir güvenlik ihlali öğrenildiğinde Müşteri'ye gecikmeksizin bildirilir. Bildirim her hâlde en geç 24 saat içinde ulaşır.

Bu süre bilerek kısa tutuldu: Müşteri veri sorumlusu sıfatıyla ihlali Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na 72 saat içinde bildirmek zorundadır ve geç ulaşan bir bildirim Müşteri'nin süresini yakar.

Bildirim şu bilgileri taşır:

• İhlalin ne zaman gerçekleştiği ve ne zaman fark edildiği.
• Etkilenen ilgili kişi ve kayıt sayısı ile etkilenen veri kategorileri.
• İhlalin olası sonuçları.
• Alınan ve alınacak önlemler.
• MotiveX Intelligence tarafında irtibat kurulacak kişi ve iletişim bilgisi.

Müşteri, bu sözleşmedeki yükümlülüklerin yerine getirildiğini yılda bir kez denetleyebilir. Denetim talebi en az 15 gün önce [email protected] adresine yazılı olarak iletilir.

Denetim önce yazılı soru listesiyle karşılanır. Verilen cevaplar yeterli olmazsa mesai saatleri içinde yerinde denetim yapılabilir.

• Denetim, Müşteri'nin kendi verisiyle ve bu sözleşmedeki yükümlülüklerle sınırlıdır.
• Diğer müşterilerin verisi, altyapının güvenlik yapılandırması ve personel özlük kayıtları denetim kapsamı dışındadır.
• Denetimin masrafı Müşteri'ye aittir. Denetimde bu sözleşmeye aykırı bir eksiklik bulunursa eksikliğin giderilme masrafı MotiveX Intelligence'a aittir.
• Kurul ya da yetkili bir kamu kurumu tarafından yapılan denetimlerde bu sınırlar uygulanmaz.

Bir aday verisi hakkında doğrudan MotiveX Intelligence'a başvurursa, başvuru cevaplanmaz ve karara bağlanmaz. Adaya hangi şirketin veri sorumlusu olduğu bildirilir, başvuru Müşteri'ye yönlendirilir ve kararı Müşteri verir.

MotiveX Intelligence, Müşteri'nin talebi üzerine başvurunun cevaplanması için gereken kaydı, dışa aktarımı, düzeltmeyi ve silmeyi Müşteri'nin 30 günlük cevap süresini aşmayacak şekilde sağlar.

Adayın verisini görüntüleme, dışa aktarma, düzeltme ve silme işlemleri panelde Müşteri yetkilileri tarafından doğrudan yapılabilir. Bu işlemler için destek talebi açılması gerekmez.

6698 sayılı Kanun m.11 kapsamındaki taleplerinizi [email protected] adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Başvurunun nasıl yapılacağı ve hangi bilgileri taşıması gerektiği Veri Sahibi Başvurusu sayfasında yazılıdır.

Bu sözleşme, Müşteri aboneliğinin sona ermesiyle ya da hesabın kapatılmasıyla birlikte sona erer. Sona erme, veriye ne olacağını da belirler.

Hesap kapandıktan sonra aday verisi 30 gün boyunca değiştirilmeden tutulur. Bu süre Müşteri'nin veriyi dışa aktarması içindir; Müşteri yazılı olarak talep ederse veri makine tarafından okunabilir biçimde teslim edilir.

Sürenin sonunda aday verisi ve yüklenen belgeler kalıcı olarak silinir. Yedeklerde kalan kopyalar yedeğin saklama süresi dolduğunda düşer; o süre boyunca yedeğe yalnızca sistemin geri yüklenmesi için erişilir.

Müşteri 30 günlük süreyi beklemek istemiyorsa silmeyi erken talep edebilir. Bu durumda veri talebin alındığı iş günü içinde silinir ve silme geri alınamaz.

Verileriniz, aramızdaki ilişki süresince ve mevzuattaki zamanaşımı süreleri boyunca saklanır. Ödeme ve fatura kayıtları, Türk Ticaret Kanunu m.82 uyarınca 10 yıl (Vergi Usul Kanunu m.253 uyarınca asgari 5 yıl) saklanır; hesabınızı silseniz dahi bu kayıtlar bu süre boyunca tutulur ve kişisel bağlantıları koparılarak anonim hâle getirilir.

Bu sözleşme, Müşteri'nin GoTeam hesabını açtığı anda yürürlüğe girer ve hesap açık kaldığı sürece geçerlidir. Metinde bir değişiklik yapıldığında Müşteri hesabındaki yetkiliye e-posta ile bildirilir.

Bu sözleşmeden doğan uyuşmazlıklarda Manisa Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir.

Bu sözleşmeye ilişkin sorularınızı [email protected] adresine ya da 0551 406 11 90 numarasına iletebilirsiniz. Şirket merkezi: Muradiye Mah. Celal Bayar Üniversitesi Kampüsü Küme Evleri Teknokent No: 22 Ofis No: Z-27, 45140 Yunusemre / Manisa.