İşe Giriş Belgeleri Toplama ve Onboarding

Belge talebi her adaya açılmaz. Başvuru Kabul Edildi ya da İşe Alındı durumuna geçmeden talep uçları isteği geri çevirir, yani değerlendirme aşamasındaki bir adaydan belge istenemez. Zincirin kararın ardından başlaması bilinçli: daha ilerlemeyecek bir başvurudan kimlik ve diploma toplanmış olmaz.

Ana ekran kabul edilmiş ve işe alınmış başvuruları listeler. Her satırda belge durumu, bilgi durumu ve son tarih vardır; talep oluşturma, görüntüleme, hatırlatma gönderme, süre uzatma, yeniden isteme ve iptal aynı satırdan yapılır. Aday detayındaki "Belge Talep Et" düğmesi de bu ekrana o başvuruyla birlikte açılır, yani liste içinde adayı yeniden aramanız gerekmez.

Toplu talep tek seferde en fazla 50 başvuruya gider. Sınır aşılırsa istek tümden reddedilir; ilk 50 gönderilip kalanı düşmez, çünkü yarısı gitmiş bir toplu işlem panelde takip edilemez. Zaten açık talebi olan başvurular atlanır, üstlerine ikinci talep açılmaz ve sonuç ekranı oluşturulan, atlanan ve başarısız sayılarını ayrı ayrı gösterir.

Belge istemeden de zincir kapatılabilir. "Belgeye gerek yok" yolu tek yazmayla teslim edilmiş, kalemsiz bir kayıt açar ve neden istenmediği nota yazılır. Böylece belge istenmeyen kişi listede boş bir satır olarak kalmaz, kararı ve gerekçesi görünür olur.

• Belge talepleri ekranı: kabul edilmiş ve işe alınmış başvurular, belge ve bilgi durumu, son tarih
• Belge şablonları: başlık, açıklama, kategori, tür, zorunluluk ve adaya indirtilecek örnek dosya
• Belge setleri: isimli şablon grupları, tür başına tek varsayılan set
• Çalışanlar: bilgi formu doldurulduğunda oluşan kayıt bu ekranda açılır

Aday sisteme kaydolmaz. Her talep için tekil ve tahmin edilemez bir token üretilir, e-postadaki bağlantı o adrese götürür. Aday sayfada yalnız kendisinden istenen kalemleri görür; panele, başka bir başvuruya ya da şirketin verisine erişimi yoktur.

Kabul edilen biçimler PDF, JPG, PNG ve GIF, dosya başına en fazla 10 MB. DOC ve DOCX aday tarafında yüklenemez; bu ikisini yalnızca İK, örnek şablon dosyası olarak yükleyebilir. Talebe eklenmiş bütün örnek şablonlar tek zip dosyası halinde indirilebilir, aday dosyaları tek tek toplamaz.

Son dosya bırakıldığı anda talep kendiliğinden Teslim Edildi durumuna geçer, ayrıca bir "Gönder" adımı beklenmez. Tek istisna opsiyonel kalemlerdir: zorunlu belgelerin hepsi gelmiş olsa bile beklemede duran isteğe bağlı bir kalem varsa otomatik geçiş olmaz, adayın "Teslimi Tamamla" demesi gerekir. Aksi hâlde aday hâlâ yükleyecekken talep kapanmış görünürdü.

Bir kalem sonraya bırakılabilir. Aday kendi tarihini seçer ve isterse en fazla 500 karakterlik bir not bırakır. Erteleme sınırsız değildir: tarih en fazla 30 gün ileri atılabilir ve talebin toplam ömrü açılışından itibaren 90 günü geçemez.

Yüklenen dosya herkese açık bir adreste durmaz. Depoda her şirket ve her talep için ayrı bir yol altına yazılır, yalnızca süreli imzalı bağlantıyla açılır. Aday tarafındaki yükleme uçları da kendi hız sınırı kovasındadır, dakikada 60 istek; çok belgeli bir talep dosya başına bir çağrı yaptığı için bu kova genel sınırdan ayrı tutulur.

Son tarih takibi elle yapılmaz. Sunucudaki zamanlanmış iş, süresi geçen talepleri Süresi Doldu durumuna alır ve adaya bilgilendirme e-postası gönderir. Aynı iş, son tarihi geçtiği hâlde zorunlu belgelerinin tamamı yüklenmiş talepleri otomatik olarak tamamlar; yani işi bitmiş bir talep sırf tarih geçti diye ölü kalmaz.

Erteleme tarihi geldiğinde kalem yeniden bekleyene döner ve adaya talep başına bir kez hatırlatma gider. Hatırlatma yalnızca hâlâ borçlu kalemleri listeler: yüklenmiş, muaf tutulmuş ve tarihi gelmemiş kalemler listeye girmez, çünkü teslim edilmiş bir belgeyi tekrar isteyen bir e-posta güveni bozar.

Alıcı adres duruma göre çözülür. Aday çalışana dönüşmüşse hatırlatma ve bildirim e-postaları kişisel adrese değil kurumsal adrese gider. E-posta metinleri de sabit değildir: belge talebi, belge iadesi ve bilgi talebi ayrı şablon türleridir, şirket kendi metnini yazabilir.

Süresi dolan bağlantı kendiliğinden canlanmaz. Aday o adresten dosya bırakmaya çalışırsa talep kapanmış olur; devam edebilmesi için İK'nın ya süreyi uzatması ya da belgeyi yeniden istemesi gerekir. Otomatik süre dolumu, otomatik tamamlama ve erteleme hatırlatması bir zamanlanmış işe bağlıdır, uygulama içindeki bir sayaca değil.

Belge şablonu, bir kez tanımlanıp her talepte kullanılan kalemdir: başlık, açıklama, kategori, tür (işe alım, staj ya da ikisi), zorunlu olup olmadığı ve isterseniz adaya indirtilecek örnek bir dosya. Kategoriler kapalı bir liste değildir: çekirdek kategoriler hazır gelir, panelden yeni kategori eklenebilir.

Şablonlar isimli gruplar halinde toplanır. Bir set işe alım, staj, serbest çalışma ya da genel türlerinden biriyle işaretlenir ve her tür için tek bir varsayılan set olur; talep açılırken o setin şablonları ön seçili gelir. Zorunlu işaretli her şablon da baştan seçilidir, yani en sık yapılan hata olan "zorunlu belgeyi listeye koymayı unutmak" varsayılan olarak engellenir.

Setler birleşerek çalışır: bir set çipine basmak o setin bütün şablonlarını seçime ekler, tekrar basmak yalnızca o setin kalemlerini çıkarır. Birden fazla set ve tek tek seçilmiş şablonlar aynı talepte birleştirilebilir; bir kalem iki sette birden geçiyorsa iki kez istenmez.

Bir şablon özel nitelikli veri olarak işaretlenebilir. Bu işaret adaya gösterilen ekranda bilgilendirme satırını açar, yani sağlık raporu gibi bir belgeyi isterken adayın bunu neden verdiği ekranda yazılı olur.

Yanlış yüklenen bir belge sebep yazılarak reddedilir; sebep en az 5, en fazla 500 karakterdir. Reddedilen dosya silinmez, kanıt olarak durur ve ancak aday yenisini yüklediğinde onun yerine geçer. Teslim edilmiş bir talepte bir kalem reddedilirse talep yeniden açılır, aday eksiği tamamlayana kadar listede kalır.

Kararı insan verir: sistem hiçbir adayı otomatik elemez, belge zinciri de İK'nın Kabul Edildi kararından sonra başlar. Belge modülünde yapay zeka çağrısı yoktur; hiçbir belge otomatik onaylanmaz ya da reddedilmez, talebi kapatan da bir kullanıcıdır.

Her işlem iz bırakır. Talebi kimin oluşturduğu, kimin sildiği ve kimin dışa aktardığı kaydedilir. Toplu dışa aktarma tek seferde en fazla 100 talebi kapsar; sınır, kaç talebin tek dosyaya sığdığını tahmine bırakmamak için sabittir.

İkinci halka bilgi formudur. İşe yeni giren kişi kimlik numarası, IBAN ve banka, kan grubu, adres, acil durum kişisi, askerlik durumu ve fotoğrafını kendi doldurur; kimlik numarası ve IBAN şifrelenerek saklanır. Form gönderildiğinde çalışan kaydı ve istihdam dönemi açılır. Aynı kişi daha önce çalıştıysa ikinci bir kayıt açılmaz, mevcut kayda yeni bir dönem eklenir.

Üçüncü halka belge iadesidir. İki taraf da imzaladıktan sonra İK imzalı nüshayı geri gönderir, aday aynı biçimde tokenli bağlantıdan indirir. Belgenin görüntülendiği ve indirildiği zaman kaydedilir, yani "gönderdim" ile "aldı" ayrı ayrı görünür. Süresi dolmuş bir iade yeniden gönderilirse 7 günlük yeni bir indirme penceresi açılır.