İşe alım başına maliyet nasıl hesaplanır?

İşe alım başına maliyet tek bir bölme işlemi: dönemde işe alıma harcanan toplam gider bölü o dönemde işe başlayan kişi sayısı. Zorluk formülde değil, formülün iki ucunda. Paya hangi giderlerin girdiği yazılı değilse sayı her hesaplayanda değişir; paydadaki dönem sınırı belirsizse aynı çeyrek iki farklı sonuç verir.

Bunun görünen sonucu bütçe toplantısındaki tartışma. Görünmeyeni daha pahalı: kalem listesi yazılı olmayan bir sayıyı geçen çeyrekle karşılaştıramazsınız, çünkü iki sayı aynı şeyi ölçmüyor olabilir. Maliyet metriğinin işi mutlak bir rakam bulmak değil, her dönem aynı biçimde tekrarlanabilen bir rakam üretmek.

GoTeam paneli bu metriği hesaplamaz, panoda böyle bir kart yok. Panelin verdiği şey girdilerin bir kısmı: dönemde işe başlayan kişi sayısı, yazılım kaleminin belgesi ve dönemde harcanan değerlendirme hakkı. İlan bütçesi ve ekip zamanı gibi kalemler panelin dışında kalıyor. Rehber ikisini birbirine karıştırmadan yürüyor.

• Formül sabit, kalem listesi sizin kararınız. Karar bir kez verilir ve yazılı kalır.
• Pay ile payda aynı dönem sınırını kullanmazsa sayı yanlış değil, anlamsız olur.
• Panelden çıkan girdiyle elle tutulan girdiyi ayrı sütunda tutun; hesabı bir sonraki dönem tekrarlamak böyle kolaylaşır.

Önce dönemi yazın: ayın ilk ve son günü, ya da çeyreğin ilk ve son günü. Bu sınır hem giderler hem işe alım sayısı için geçerli olacak. Dönem seçimi hesabın en sık atlanan kararıdır, çünkü kendiliğinden doğru görünüyor.

Dönemde işe başlayan kişi sayısını panelden almanın tek yolu Ayarlar bölümündeki dışa aktarım ekranı. Kaynak olarak Çalışanlar seçildiğinde filtrelerde İşe Başlama tarih aralığı çıkıyor; başlangıç ve bitiş tarihini dönem sınırınızla aynı yazın. Departman, pozisyon ve istihdam tipi filtreleri de aynı ekranda, kırılımlı hesap yapacaksanız oradan daraltırsınız.

Hesap için gereken üç sütun İşe Başlama, Departman ve Pozisyon. Çalışan dışa aktarımı kimlik numarası dahil kişisel veri sütunları da taşıyabildiği için gerekmeyen sütunları seçmeyin. Ekran yetki de istiyor; dışa aktarım yetkisi olmayan kullanıcıda bu sekme hiç görünmez.

Kalem listesi hesabın asıl kararı ve doğru tek bir liste yok. Önemli olan listenin yazılı olması ve dönemler arasında değişmemesi. Bir kalemi bu çeyrek dahil edip gelecek çeyrek çıkarırsanız iki sayı karşılaştırılamaz hale gelir; metrik değerini tam burada kaybediyor.

İkinci karar vergi tabanı. GoTeam liste fiyatları KDV dahil: kartınızdan çekilen tutar ilanda yazan tutarın kendisi. Fatura aynı tutarı matrah artı yüzde 20 KDV olarak ayrıştırıyor, yani 1.499 TL aylık bedelin matrahı 1.249 TL. Muhasebe kaydı matrah üzerinden tutulduğu için, hesabı KDV dahil tutarla kurarsanız iki tablo birbirini tutmaz.

Pratik kural: hesabı hangi tabanda kurduğunuzu tablonun başlığına yazın. Matrah tabanı muhasebeyle konuşurken, KDV dahil taban nakit çıkışıyla konuşurken doğru cevabı verir. İkisi de savunulabilir, karışığı savunulamaz.

Yazılım kaleminin ilk parçası paket bedeli ve belgesi Ayarlar bölümündeki abonelik ekranında duruyor: plan, durum, dönem tarihi, fatura ve ödeme geçmişi aynı yerde. Aylık ödeyen bir şirkette dönemin bedeli doğrudan okunur; yıllık ödeyende yıllık bedel dönem sayısına bölünür, çünkü yıllıkta on ay ödenir ve bir aya düşen tutar aylık liste fiyatının altında kalır.

İkinci parça ek değerlendirme paketleri. Plan hakkı yetmediğinde aynı ekrandan ek paket alınıyor ve panel her kartın üstüne bedelin hak sayısına bölümünü aday başına birim fiyat olarak yazıyor: 100 hak 750 TL ile 7,50 TL, 500 hak 3.250 TL ile 6,50 TL, 1.500 hak 8.250 TL ile 5,50 TL. En düşük birim fiyatlı paketi panel kendisi işaretler, elle seçmezsiniz.

Bu iki parça toplanır. Dönemde ek paket alındıysa yazılım kalemi paket bedeliyle bitmiyor; ek paket bedeli de aynı dönemin gideri, hakları sonraki aylara sarksa bile.

Yazılım kaleminin ne kadarının gerçekten kullanıldığını görmek için harcanan hakka bakılır. Panodaki AI Değerlendirme paneli dönemde harcanan hakkı, kalan hakkı (plan ve ek paket kırılımıyla), işlem sayısını ve işlem bazında dağılımı gösteriyor. Kalan hak aylık hakkın yüzde 10 eşiğinin altına inince panel uyarıyor; abonelik ekranındaki ölçer ise yüzde 20 eşiğinde ek paket bağlantısını açıyor. İki eşik bilerek farklı: biri erken uyarı, diğeri satın alma anı.

Ayrıntı Ayarlar bölümündeki AI kullanım ekranında. Orada 7 gün, 30 gün, 90 gün ve tümü aralıkları, harcanan ve iade edilen hak, işlem kırılımı ve sayfalı kredi defteri var. Defter yalnız satır ekler: dönem tahsisi, harcama, dönem sonu iptali ve iade ayrı satırlar olarak duruyor, geriye dönük değişmiyor. Dönem içindeki hak tüketimini tek tek doğrulamak buradan yapılır.

Birimin tanımı tek cümle: bir aday değerlendirmesi bir haktır. Ücretli her yapay zeka işlemi tam olarak bir hak düşürür, hangi işlem olursa olsun. Sıfır hak harcayan yollar da var ve abonelik bedelinin içinde: bütünlük kapısı, doğal dil arama, gereksinim denetimi, embedding ve uyum yeniden toplaması.

• Bir hak düşen işlemler: gelen başvurunun analizi, havuzdan başka bir ilan için ilk kez puanlama, yapay zeka ilan üretimi, mülakat soruları, cevap analizi ve pozisyon rubriği.
• Adayın başvurduğu ilana uyumu başvuru analizinin içinde; tek başvuru iki kez faturalanmaz.
• Şirket ayarlarında yapay zeka analizi kapalıysa hat hiç çalışmaz: hak harcanmaz, kırılım boş kalır, yazılım kalemindeki değerlendirme tüketimi sıfır olur.

Kalem toplamını Adım 1'de bulduğunuz kişi sayısına bölün. Çıkan sayı o dönemin işe alım başına maliyeti ve tek başına bir hedef değil; anlamı, aynı kalem listesiyle hesaplanmış bir önceki dönemin yanına konunca ortaya çıkıyor.

Yazılım kaleminin kendi birim maliyetini ayrıca çıkaracaksanız bölmeyi kullanılan hak sayısına değil ödenen kapasiteye yapın. Aylık 400 hakkın yalnız 40'ı kullanıldıysa değerlendirme başına maliyet 40'a bölünerek bulunamaz: kalan 360 hak dönem sonunda yanıyor, yani onun bedeli de ödendi. Kullanılan hakka bölmek, az kullanılan bir ayda düşük kullanımı başarı gibi gösterir.

Son adım hesabı kaydetmek: dönem sınırı, kalem listesi, vergi tabanı ve sayının nereden okunduğu tek bir sayfada dursun. Bir sonraki çeyrekte tartışma çıkmasını engelleyen şey formül değil, bu kayıt.

Girdileri iki sütuna ayırmak, her dönem baştan arama işini bitiriyor. Panelden çıkanlar tarih aralığıyla sınırlanabilen ve belgeye bağlanabilen sayılar. Elle tutulanlar ise panelde hiç kaydı olmayan giderler; çoğu şirkette toplamın en büyük parçası ilan bütçesiyle ekip zamanıdır, yani bu sütunu küçümsemek hesabı bozar.

Aşağıdaki tablo hangi girdinin hangi ekrandan çıktığını ve sınırını yazıyor. Sınır sütununu atlamayın: bir sayının var olması, aradığınız biçimde var olduğu anlamına gelmiyor.

Görüşmeci zamanı çoğu hesapta en büyük ikinci kalem ve panelde ölçülen bir karşılığı yok. Mülakat kaydı planlanan süreyi dakika olarak tutuyor, varsayılanı 30 dakika, görüşmeci e-postalarını da liste olarak saklıyor. Buradan çıkan sayı planlanan süredir; mülakatın gerçekte kaç dakika sürdüğü kayıtta yok.

Yapılabilecek şey şu: dönemdeki mülakat sayısını, kayıttaki planlanan süreyi ve görüşmeci sayısını çarpın, sonucu bir saatlik iç maliyetle çarpın. Çıkan sayı bir tahmin ve tahmin olduğu hesabın notunda yazmalı. Hazırlık ve değerlendirme süresi bu çarpımın dışında; dahil edecekseniz mülakat başına sabit bir ek süre koyup onu da yazın.

Aşağıdaki yedi hata, bu hesabın en sık bozulduğu yerler. Ortak yanları şu: hiçbiri hata mesajı üretmez, hepsi makul görünen bir sayı üretir. Bu yüzden hesap kurulurken bir kez kontrol edilir, sonra kalem listesinin yanına not düşülür.