İşe giriş belgeleri nelerdir?

İşe giriş belgeleri, işe alım kararından sonra yeni çalışandan istenen evraklardır. Kimlik, eğitim, sağlık, finans ve sözleşme başlıkları altında toplanır ve şirketin o kişi için tuttuğu dosyanın ilk içeriğini kurar. Değerlendirme sırasında istenmezler. Karar çıkmadan toplanan kimlik bilgisi, elediğiniz adayların verisini de saklamak zorunda bırakır.

Kesin bir liste vermek mümkün değil, çünkü liste sektöre, pozisyona ve çalışma biçimine göre değişiyor. Buradaki liste GoTeam'in yeni bir şirkete kurduğu varsayılan şablon setinden geliyor: yaygın uygulamayı gösterir, hukuki dayanak sunmaz. Kendi listenizi kurarken başlangıç noktası sayın, son söz değil.

Zor olan liste değil, takibi. Beş kalem, on kişi ve tek bir e-posta kutusu var; kimin neyi gönderdiği ve hangi dosyanın okunaksız çıktığı birkaç gün içinde kimsenin aklında kalmıyor. GoTeam'de takip talep kaydının üstünde durur: her kalemin bir durumu, her talebin bir son tarihi var.

• Liste bir kez şablon olarak tanımlanır, her yeni işe alımda baştan yazılmaz.
• Belge talebi yalnız başvurusu Kabul Edildi ya da İşe Alındı olan kişiye açılır. Aday havuzundan belge istenemez.
• Belgeyi hiçbir yapay zeka okumaz, onaylamaz ya da reddetmez. Kabul ve red kararı İK'da kalır.

Yeni bir şirket kurulduğunda 20 belge şablonu ve bunların üstünde dört isimli set hazır gelir. Set, birlikte istenen kalemlerin adı konmuş bir grubudur: talebi açarken kalemleri tek tek işaretlemek yerine setin adına basarsınız, setin kalemleri seçime eklenir.

Aşağıdaki tablo varsayılan İşe Alım Belgeleri setinin sekiz kalemini gösteriyor. Kurulumla gelen şablonların tamamı bu sette değil. Askerlik durum belgesi, aile durumu bildirimi, vukuatlı nüfus kayıt örneği ve işe giriş sağlık raporu şablon olarak hazır durur ama sete konmamıştır; ihtiyacı olan kendi setine ekler.

Staja Alım Belgeleri seti beş kalem taşır: Öğrenci Belgesi, Transkript, Staj Sözleşmesi, Staj Defteri ve Vesikalık Fotoğraf. İşe alım setiyle ortak tek kalem vesikalık fotoğraf, gerisi okulla ilgili. Şablonun kendisi de tür taşır: bir belge yalnız işe alıma, yalnız staja ya da ikisine birden açılabilir.

Diğer iki set tek başına kullanılmaz, ana setin üstüne eklenir. Uzaktan Çalışma Ek Belgeleri uzaktan ve hibrit çalışanlara bağlıdır, iki kalem taşır: uzaktan çalışma sözleşmesi ve ekipman zimmet formu. Sözleşmeli / Freelance Belgeleri danışman modeline bağlıdır, vergi levhası ile IBAN bilgisini ister.

• Set türü işe alım, staj, freelance ve genel eksenindedir. Şirket ve tür başına yalnız bir set varsayılan olabilir.
• Aynı kalem iki sette geçebilir. İki seti birlikte seçmek o kalemi iki kez istemez, seçim birleşimdir.
• Kategoriler kapalı bir liste değil: kimlik, eğitim, sağlık, finans, sözleşme ve diğer kurulumla gelir, panelden yenisi eklenir.

Zincir işe alım kararının ardından başlar. Talep yalnız başvurusu Kabul Edildi ya da İşe Alındı olan kişiye açılabilir. Değerlendirme aşamasındaki bir adaydan belge istenmeye kalkışıldığında sunucu isteği geri çevirir. Bu bir tercih ayarı değil, uçların kuralı.

Aday hesap açmaz. Her talep için tekil ve tahmin edilemez bir bağlantı üretilir; aday e-postadaki adrese girer ve yalnız kendisinden istenen kalemleri görür. Bağlantının ne yapacağı talebin o anki durumuna bağlıdır.

Ayrı bir gönder adımı yoktur: zorunlu kalemlerin sonuncusu bırakıldığı anda talep Teslim Edildi durumuna geçer. Tek istisna beklemede duran isteğe bağlı kalemdir. Öyle bir kalem varsa otomatik geçiş olmaz, adayın Teslimi Tamamla demesi gerekir. Panelde "zorunlular tamam ama talep hâlâ bekliyor" görüntüsünün sebebi genelde budur.

Aday bir kalemi sonraya bırakabilir: kendi tarihini seçer, isterse kısa bir not yazar, not en fazla 500 karakterdir. Tarih en fazla 30 gün ileri atılabilir ve talebin toplam ömrü 90 günü geçemez. Erteleme tarihi geldiğinde kalem yeniden bekleyene döner, talep başına bir hatırlatma gider.

• Aday tarafında PDF, JPG, PNG ve GIF kabul edilir, dosya başına en fazla 10 MB. DOC ve DOCX yalnız İK'nın yüklediği örnek şablonun biçimidir, adaydan Word dosyası beklemek boşa gider.
• Süre dolumu, otomatik tamamlama ve erteleme hatırlatması uygulama içindeki bir sayaçtan değil, dışarıdan tetiklenen zamanlanmış işten gelir.
• Toplu talep tek seferde en fazla 50 başvuruya gider. Sınır aşılırsa istek tümden reddedilir; ilk 50 gönderilip kalanı düşmez.

Toplanan dosya herkese açık bir adreste durmaz. Her dosya şirket, talep ve kalem bazında ayrılmış bir yol altına yazılır ve yalnız süreli imzalı bağlantıyla açılır. Bağlantının ömrü dolduğunda aynı dosya için yenisi üretilir.

Zincirin ikinci halkası bilgi formudur. İşe yeni giren kişi kimlik numarasını, IBAN'ını, kan grubunu, adresini, acil durum kişisini ve fotoğrafını kendisi doldurur. Form gönderildiğinde çalışan kaydı ve istihdam dönemi açılır; kimlik numarası ile IBAN şifrelenerek saklanır.

Üçüncü halka belge iadesidir. İki taraf da imzaladıktan sonra imzalı nüsha kişiye özel bir bağlantıyla karşı tarafa geri gider. Görüntülenme ve indirilme zamanı ayrı ayrı tutulur, yani "gönderdim" ile "aldı" birbirine karışmaz.

• Daha önce çalışmış biri yeniden işe alınırsa ikinci bir çalışan kaydı açılmaz: mevcut kayda yeni bir istihdam dönemi eklenir, önceki dönem kapanır.
• Silinen belge dosyası anında yok olmaz. Çöp kutusuna taşınır, kimin hangi gerekçeyle sildiği yazılır, 30 gün sonra kalıcı olarak silinir.
• Talebi kimin oluşturduğu, kimin güncellediği ve kimin sildiği kaydın üstünde durur.
• Belge zinciri Profesyonel ve Kurumsal paketlerde açıktır. Buna ek olarak şirket ayarlarındaki belge talepleri anahtarının da açık olması gerekir: iki kapı ayrıdır, ikisi de açık olmadan zincir çalışmaz. Hangi paketin neyi kapsadığı fiyat sayfasında yazılı.