İşe Alım E-posta Otomasyonu ve Aday Bildirimleri

Yeni bir şirket açıldığında 16 şablon birlikte kurulur ve hepsi baştan aktif ve varsayılan işaretlidir. Yani ilk başvuru geldiğinde gönderilecek bir metin zaten vardır; şablon yazmak kurulumun ön koşulu değildir. Metni kendi üslubunuza göre değiştirmek istediğinizde konu satırını ve gövdeyi düzenleyiciden düzeltirsiniz.

Panelde şablon listesini her açışınızda eksik varsayılan tipler tamamlanır. Sonradan eklenen bir şablon tipini, örneğin imzalı belge teslimini, eski bir şirket ilk açılışta hazır bulur. Tamamlama yalnızca eksik olanı oluşturur; sizin düzenlediğiniz bir gövdeyi ezmez.

Aynı tipten yalnızca bir şablon varsayılan olabilir. Bir şablonu varsayılan yaptığınızda aynı tipteki diğerinin varsayılanlığı aynı işlem içinde kalkar, yani iki metin sessizce yarışmaz. Bir metni denemek için şablonu çoğaltabilirsiniz: kopya aynı tip, konu ve gövdeyle açılır, aktif olur ama varsayılan olmaz, böylece canlı akış bozulmaz.

Bir uyarı: şablon silmek geri alınamaz. Silme yumuşak silme değildir, çöp kutusundan dönmez. Bir metinden vazgeçtiyseniz silmek yerine pasife almak daha güvenli yoldur.

• Şablonların kendisi her şirkette kurulu durur; mülakat ve belge şablonlarını tetikleyen ekranlar Profesyonel ve Kurumsal paketlerde açıktır
• Şablon oluşturma, güncelleme ve silme ayrı izinlerdir; görüntüleme yetkisi olan bir kullanıcı düzenleyemez
• Şablon işlemleri ve gönderimler etkinlik kaydına yazılır, toplu gönderimde kaç adet gittiği ve kaçının başarısız olduğu da kayda düşer

Şablon gövdesi logoyu, şirket adını, adresi, altbilgi bağlantılarını ve marka rengini sabit değer olarak taşımaz; hepsi yer tutucu olarak durur. Gönderim ve önizleme anında bu yer tutucular şirket kaydından okunur. Pratik karşılığı şu: logonuzu değiştirdiğinizde daha önce yazılmış şablonlar da yeni logoyla çıkar, tek tek düzeltmek gerekmez.

Marka çözümlemesinin kısa ömürlü bir önbelleği vardır, 60 saniye. Çok alıcılı bir gönderim böylece tek şirket okumasına iner. Marka bilgisini düzenlediğinizde bu önbellek elle düşürülür, yani yeni logo bir sonraki gönderimi beklemez.

Buradaki tek gerçek tuzak elle müdahale: gövdeye kendi logo adresinizi yapıştırırsanız o adres donar ve marka değiştiğinde eskide kalır. Şablonu düzenlerken marka alanlarını yer tutucu olarak bırakın; aksi hâlde marka değiştiğinde metinleri tek tek elden geçirmeniz gerekir.

• Gövdeye gömülmeyen alanlar: logo, şirket adı, adres, altbilgi bağlantıları, marka rengi, yıl
• Düzenleyici ham yer tutucuyu gösterir, önizleme aynı gövdenin markayla çözülmüş hâlini gösterir
• Aday postası şirketin markası ve şirketin SMTP ayarıyla çıkar; CV analizi, fatura ve hoş geldin postaları ürünün kendi kimliğiyle gider, ikisi karışmaz

Metnin içine değişken yazarsınız, gönderimde her alıcı için kendi değeri dolar. Kullanılabilir değişkenler şablonun tipine göre listelenir ve panelde açıklamasıyla görünür. İş başvurusu alındı şablonunda ad, soyad, tam ad, e-posta, telefon, pozisyon, başvuru tarihi ve durum vardır; belge talebinde istenen belge listesi, yükleme bağlantısı, son tarih ve yöneticinin notu bulunur.

Koşullu blok da yazılabilir. Bir alanı koşula alırsanız o alan boş olduğunda blok gövdeden tümüyle çıkar, yani "Not:" başlığı altında boş bir satır kalmaz.

Bilinmeyen bir değişken adı sessizce metin olarak gider. Doldurma yalnız kendisine verilen adları tanır; yazım hatası olan bir yer tutucu adaya olduğu gibi ulaşır. Bu yüzden "önizlemeye bakın" cümlesi burada gerçek bir uyarıdır ve önizleme güvenilirdir: gönderim ekranındaki önizleme, adaya gidecek metni üreten kodun aynısından geçer.

Adayın durumunu Kabul, Red ya da İnceleniyor yapan kullanıcıya bir soru sorulur: bu değişikliği adaya bildirelim mi. Pencerede alıcı, başvurunun özeti, eski ve yeni durum rozeti ve o adaya daha önce kaç e-posta gittiği görünür. İki seçenek de her zaman açıktır, gönderim kararı otomatik değildir. Şirkette e-posta bildirimi kapalıysa pencere bunu ayrıca yazar.

Yapay zeka burada hiçbir şeye karar vermez. GoTeam adayları otomatik elemez: durumu bir kullanıcı değiştirir, e-postanın gidip gitmeyeceğine de aynı ekranda o karar verir.

Aday tarafına şablonu olan üç durum vardır: Kabul, Red ve İnceleniyor. Mülakat ve İşe Alındı geçişlerinde aday tarafına gönderilecek bir şablon yoktur, o geçişlerde e-posta atlanır. "Durumu değiştirince aday her seferinde haber alır" beklentisi bu yüzden yanlıştır ve ekranı kuran kişinin bunu bilmesi gerekir.

Aynı geçiş iki kez tetiklenirse aday ikinci maili almaz. Koruma anahtarı şirket, başvuru türü, başvuru kimliği, eski durum, yeni durum, şablon tipi ve geçişten önceki güncellenme zamanından üretilir ve veritabanında benzersizdir; ikinci deneme "zaten gönderildi" sonucuyla döner.

Gönderim ekranı üç alıcı kaynağından birini alır: iş başvuruları, staj başvuruları ya da elle girilen adresler. Başvuru kaynaklarında filtre şeridi vardır; iş tarafında durum ve pozisyon, staj tarafında durum, üniversite ve bölüm. Solda seçtiğiniz alıcı listesi, sağda içerik ve önizleme durur.

Onay verdiğiniz an pencere kapanır ve iş arka plana geçer. Panelde gezmeye devam edersiniz, ilerleme sağ altta yüzen bir göstergeden takip edilir. Yeni gönderimler kuyruğa girer ve işler SMTP sunucusunu boğmamak için tek tek işlenir; gösterge kaç işin sırada beklediğini yazar. Servis tarafındaki toplu gönderim de sıralıdır ve alıcılar arasında 100 milisaniye bekler.

Şablon kullanmadan tek seferlik bir e-posta da yazabilirsiniz: konu ve gövde elle girilir, marka alanları yine canlı şirket kaydından dolar.

Yetki tarafında altı ayrı izin vardır: şablon görüntüleme, oluşturma, güncelleme, silme ve gönderim tarafında tekil gönderim ile toplu gönderim. Toplu gönderim ayrı bir izindir: sunucu tek istekte birden fazla alıcı gördüğünde onu arar, tek alıcıda tekil gönderim izni yeter.

Gönderim ayarı şirket bazlıdır. Kendi SMTP sunucunuzu girerseniz o kullanılır; sunucu adresi, kullanıcı ve şifrenin üçü birden dolu olmalıdır, biri boşsa ayar hiç devreye girmez ve sistemin kendi SMTP ayarına düşülür. Şifre veritabanında şifreli durur ve yalnız gönderim anında çözülür. Panelde kaynağın hangisi olduğu dört durumdan biriyle raporlanır: sizin kendi sunucunuz, sistemin sunucusu, tanımsız, kapalı. Gönderen adı ve gönderen adresi ayrı ayarlanır; boş bırakılırsa adres SMTP kullanıcısına, ad şirket adına düşer.

E-posta bildirimleri ayarı kapatıldığında hiçbir şey gönderilmez ama kayıt kaybolmaz: gönderim boş sağlayıcıya düşer ve kayıt Başarısız değil Atlandı olarak işaretlenir. Bu ayrım bilinçli, çünkü kapalı bir ayarı teslim hatası saymak hata ölçümünü kirletir. Ayar kapalıyken e-posta ekranları da menüden kalkar ve belge talebi, mülakat daveti gibi ekranlar "e-posta gönderilemeyecek" uyarısını gösterir.

Giden her e-posta kayda yazılır ve dört durumdan birinde durur: Bekliyor, Gönderildi, Başarısız, Atlandı. Kayıtta alıcı, konu, gövde, hata mesajı, deneme sayısı ve hangi başvuruya bağlı olduğu tutulur. Aynı geçmiş adayın kartında ve çalışana dönüşmüş kişinin kartında görünür. Başarısız bir e-posta kayıttan tek tıkla yeniden gönderilir ve yeniden gönderimde adres yeniden çözülür: aday bu arada çalışana dönüştüyse posta eski başvuru adresine değil kurumsal adresine gider.

Ölçmediğimiz şeyi de yazalım, çünkü satın alma kararını etkiler. Açılma, tıklanma ve spam takibi yoktur; kayıt yalnızca sunucunun postayı kabul edip etmediğini bilir, sonrasını bilmez. Genel bir zamanlayıcı da yoktur: "şu tarihte gönder" diyebileceğiniz bir kurgu ürünün içinde yok. Zamanlı tek akış mülakat hatırlatmasıdır ve iki penceresi vardır, mülakattan 24 saat ve 2 saat önce; her pencere veritabanında sahiplenildiği için üst üste binen iki koşu aynı hatırlatmayı iki kez göndermez.