İşə Qəbul Sənədlərinin Toplanması və Onboardinq

Sənəd sorğusu hər namizədə açılmır. Müraciət Qəbul Edildi ya da İşə Götürüldü statusuna keçmədən sorğu ucları istəyi geri qaytarır, yəni qiymətləndirmə mərhələsindəki namizəddən sənəd istənilə bilməz. Zəncirin qərardan sonra başlaması bilərəkdəndir: irəli getməyəcək bir müraciətdən şəxsiyyət vəsiqəsi və diplom toplanmış olmur.

Əsas ekran qəbul edilmiş və işə götürülmüş müraciətləri siyahılayır. Hər sətirdə sənəd statusu, məlumat statusu və son tarix var; sorğu yaratmaq, baxmaq, xatırlatma göndərmək, müddəti uzatmaq, yenidən istəmək və ləğv etmək eyni sətirdən edilir. Namizədin təfərrüat ekranındakı "Sənəd İstə" düyməsi də bu ekranı həmin müraciətlə birlikdə açır, yəni siyahının içində namizədi yenidən axtarmağa ehtiyac qalmır.

Toplu sorğu bir dəfəyə ən çoxu 50 müraciətə gedir. Hədd aşılarsa istək bütövlükdə rədd edilir; ilk 50-si göndərilib qalanı düşmür, çünki yarısı getmiş toplu əməliyyat paneldə izlənilə bilmir. Artıq açıq sorğusu olan müraciətlər ötürülür, üstlərinə ikinci sorğu açılmır və nəticə ekranı yaradılan, ötürülən və uğursuz olan sayları ayrı-ayrı göstərir.

Sənəd istəmədən də zəncir bağlana bilər. "Sənədə ehtiyac yoxdur" yolu tək yazma ilə təhvil verilmiş, maddəsiz qeyd açır və nə üçün istənilmədiyi qeydə yazılır. Beləliklə sənəd istənilməyən şəxs siyahıda boş sətir kimi qalmır, qərar və onun səbəbi görünən olur.

• Sənəd sorğuları ekranı: qəbul edilmiş və işə götürülmüş müraciətlər, sənəd və məlumat statusu, son tarix
• Sənəd şablonları: başlıq, təsvir, kateqoriya, növ, məcburilik və namizədə endirdiləcək nümunə fayl
• Sənəd dəstləri: adlandırılmış şablon qrupları, hər növ üçün tək standart dəst
• İşçilər: məlumat forması dolduranda yaranan qeyd bu ekranda açılır

Namizəd sistemə qeydiyyatdan keçmir. Hər sorğu üçün təkrarsız və təxmin edilə bilməyən token yaradılır, məktubdakı keçid həmin ünvana aparır. Namizəd səhifədə yalnız özündən istənilən maddələri görür; panelə, başqa müraciətə ya da şirkətin məlumatına çıxışı yoxdur.

Qəbul edilən formatlar PDF, JPG, PNG və GIF, fayl başına ən çoxu 10 MB. DOC və DOCX namizəd tərəfində yüklənə bilmir; bu ikisini yalnız HR nümunə şablon faylı kimi yükləyə bilər. Sorğuya əlavə edilmiş bütün nümunə şablonlar tək zip faylı kimi endirilə bilir, namizəd faylları bir-bir yığmır.

Son fayl qoyulan anda sorğu öz-özünə Təhvil Verildi statusuna keçir, ayrıca "Göndər" addımı gözlənilmir. Yeganə istisna könüllü maddələrdir: məcburi sənədlərin hamısı gəlmiş olsa belə gözləmədə duran könüllü maddə varsa avtomatik keçid olmur, namizədin "Təhvili Tamamla" deməsi lazımdır. Əks halda namizəd hələ yükləyəcəkkən sorğu bağlanmış görünərdi.

Bir maddə sonraya saxlanıla bilər. Namizəd öz tarixini seçir və istəsə ən çoxu 500 simvolluq qeyd qoyur. Təxirə salma sonsuz deyil: tarix ən çoxu 30 gün irəli atıla bilər və sorğunun ümumi ömrü açılışından etibarən 90 günü keçə bilməz.

Yüklənən fayl hamıya açıq ünvanda durmur. Anbarda hər şirkət və hər sorğu üçün ayrıca yolun altına yazılır, yalnız müddətli imzalı keçidlə açılır. Namizəd tərəfindəki yükləmə ucları da öz sürət həddi səbətindədir, dəqiqədə 60 sorğu; çoxsənədli bir sorğu fayl başına bir çağırış etdiyi üçün bu səbət ümumi həddən ayrı saxlanılır.

Son tarixin izlənməsi əl ilə aparılmır. Serverdəki cədvəlli iş müddəti keçən sorğuları Müddəti Bitdi statusuna salır və namizədə məlumat məktubu göndərir. Eyni iş son tarixi keçdiyi halda məcburi sənədlərinin hamısı yüklənmiş sorğuları avtomatik tamamlayır; yəni işi bitmiş sorğu sırf tarix keçdi deyə ölü qalmır.

Təxirə salma tarixi çatanda maddə yenidən gözləyənə qayıdır və namizədə sorğu başına bir dəfə xatırlatma gedir. Xatırlatma yalnız hələ borclu qalan maddələri siyahılayır: yüklənmiş, azad edilmiş və tarixi çatmamış maddələr siyahıya düşmür, çünki təhvil verilmiş sənədi yenidən istəyən məktub etibarı pozur.

Alıcı ünvanı vəziyyətə görə həll olunur. Namizəd işçiyə çevrilibsə xatırlatma və bildiriş məktubları şəxsi ünvana deyil, korporativ ünvana gedir. Məktubların mətni də sabit deyil: sənəd sorğusu, sənədin geri qaytarılması və məlumat sorğusu ayrı şablon növləridir, şirkət öz mətnini yaza bilər.

Müddəti bitmiş keçid öz-özünə dirçəlmir. Namizəd o ünvandan fayl qoymağa çalışsa sorğu artıq bağlanmış olur; davam edə bilməsi üçün HR ya müddəti uzatmalı, ya da sənədi yenidən istəməlidir. Avtomatik müddət bitməsi, avtomatik tamamlama və təxirə salma xatırlatması cədvəlli işə bağlıdır, tətbiqin içindəki sayğaca yox.

Sənəd şablonu bir dəfə təyin olunub hər sorğuda işlədilən maddədir: başlıq, təsvir, kateqoriya, növ (işə qəbul, təcrübə ya da hər ikisi), məcburi olub-olmaması və istəsəniz namizədə endirdiləcək nümunə fayl. Kateqoriyalar qapalı siyahı deyil: əsas kateqoriyalar hazır gəlir, paneldən yeni kateqoriya əlavə edilə bilər.

Şablonlar adlandırılmış qruplarda toplanır. Dəst işə qəbul, təcrübə, sərbəst işləmə ya da ümumi növlərindən biri ilə işarələnir və hər növ üçün tək standart dəst olur; sorğu açılarkən həmin dəstin şablonları öncədən seçili gəlir. Məcburi işarələnmiş hər şablon da əvvəldən seçilidir, yəni ən çox rast gəlinən səhv olan "məcburi sənədi siyahıya qoymağı unutmaq" standart olaraq qarşısı alınır.

Dəstlər birləşərək işləyir: bir dəst çipinə basmaq həmin dəstin bütün şablonlarını seçimə əlavə edir, yenidən basmaq yalnız həmin dəstin maddələrini çıxarır. Bir neçə dəst və tək-tək seçilmiş şablonlar eyni sorğuda birləşdirilə bilər; bir maddə iki dəstdə birdən keçirsə iki dəfə istənilmir.

Şablon xüsusi kateqoriyalı məlumat kimi işarələnə bilər. Bu işarə namizədə göstərilən ekranda məlumatlandırma sətrini açır, yəni sağlamlıq arayışı kimi sənəd istənəndə namizədin bunu nə üçün verdiyi ekranda yazılı olur.

Səhv yüklənən sənəd səbəb yazılaraq rədd edilir; səbəb ən azı 5, ən çoxu 500 simvoldur. Rədd edilən fayl silinmir, sübut kimi qalır və yalnız namizəd yenisini yükləyəndə onun yerinə keçir. Təhvil verilmiş sorğuda bir maddə rədd edilsə sorğu yenidən açılır, namizəd əskiyi tamamlayana qədər siyahıda qalır.

Qərarı insan verir: sistem heç bir namizədi avtomatik kənarlaşdırmır, sənəd zənciri də HR-in Qəbul Edildi qərarından sonra başlayır. Sənəd modulunda süni intellekt çağırışı yoxdur; heç bir sənəd avtomatik təsdiqlənmir və ya rədd edilmir, sorğunu bağlayan da istifadəçidir.

Hər əməliyyat iz qoyur. Sorğunu kimin yaratdığı, kimin sildiyi və kimin ixrac etdiyi qeyd olunur. Toplu ixrac bir dəfəyə ən çoxu 100 sorğunu əhatə edir; hədd, neçə sorğunun tək fayla sığdığını təxminə buraxmamaq üçün sabitdir.

İkinci halqa məlumat formasıdır. İşə yeni başlayan şəxs şəxsiyyət nömrəsini, IBAN və bankını, qan qrupunu, ünvanını, təcili hal üçün əlaqə şəxsini, hərbi xidmət vəziyyətini və fotoşəklini özü doldurur; şəxsiyyət nömrəsi və IBAN şifrələnərək saxlanılır. Forma göndəriləndə işçi qeydi və məşğulluq dövrü açılır. Eyni şəxs əvvəllər işləyibsə ikinci qeyd açılmır, mövcud qeydə yeni dövr əlavə olunur.

Üçüncü halqa sənədin geri qaytarılmasıdır. Hər iki tərəf imzaladıqdan sonra HR imzalanmış nüsxəni geri göndərir, namizəd də eyni qaydada tokenli keçiddən endirir. Sənədə baxıldığı və endirildiyi vaxt qeyd olunur, yəni "göndərdim" ilə "aldı" ayrı-ayrı görünür. Müddəti bitmiş qaytarma yenidən göndərilsə 7 günlük yeni endirmə pəncərəsi açılır.