Süreç kurulumu
İşe alım yazılımı nedir?
Bir pozisyon açıldı. İlan metni bir Word dosyasında yazıldı, başvurular ortak e-posta kutusuna düştü, mülakat saatleri takvim davetlerinde kaldı, işe alınan kişinin belgeleri mesajlaşma uygulamasından geldi. İşe alım yazılımı bu dört ayrı yeri tek zincire bağlar ve her halkanın kaydını tutar. Bu rehber zincirin halkalarını, hangisinin ne yaptığını ve bir halkanın neden bazen hiç görünmediğini anlatır.
Kapısız çekirdek
Başvuru listesi, durum hattı, kariyer sayfası, denetim kaydı ve çalışan kaydı hiçbir paket kapısına bağlı değil, her kurulumda çalışır
7 plan kapısı
Pakete bağlı yetenek tam yedi tane: AI danışmanı, ilan metni üretimi, mülakat planlama, belge zinciri, gözlemlenebilirlik panosu, özel roller, Drive içe aktarma
5 şirket ayarı
Paketten bağımsız beş ayar var; biri kapalıyken o ekran menüde hiç görünmez, paket yetse bile
İşe alım yazılımı, bir pozisyonun ilan edilmesinden yeni çalışanın kaydına kadar geçen adımları tek yerde yürütür: ilan yayınlama, başvuru toplama, aday değerlendirme, mülakat planlama, kabul sonrası belge toplama ve çalışan kaydı. Başvuru takibi bu zincirin çekirdeğidir, kalan halkalar onun öncesine ve sonrasına eklenir. Hangi halkanın açık olduğu pakete ve şirket ayarına bağlıdır.
İşe alım yazılımı ne demek, hangi problemi çözer
İşe alım yazılımı, bir pozisyonun açılmasıyla başlayıp yeni çalışanın kaydıyla biten işleri tek yerde yürüten programdır. Türkçede aynı şeye "işe alım programı" ya da "İK işe alım yazılımı" deniyor. Kastedilen tek şey var: ilan, başvuru, değerlendirme, mülakat, kabul, belge ve çalışan kaydı halkalarının birbirine bağlı olduğu, her halkanın kaydının tutulduğu bir sistem.
Çözdüğü problem başvuruları biriktirmek değil, zincirin eklerinde bilgi kaybetmemek. Ek yerleri belli: ilanı yazan kişiyle başvuruyu okuyan kişi aynı kriterlere bakmıyor, mülakat notu bir kişinin defterinde kalıyor, kabul edilen adayın belgeleri başka bir kanaldan geliyor. İki ay sonra "bu kişiyi neden aldık" sorusunun cevabı üç ayrı yerde parça parça duruyor. Kayıp halkaların içinde değil, halkaların arasında oluşuyor.
Zincirin bir sonu da var, bunu baştan söylemek gerekiyor. İşe alım yazılımı işe alma kararını ve hemen sonrasını taşır; bordro, izin takibi ve performans yönetimi ayrı bir yazılım ailesinin işi. GoTeam zinciri ilan yayınlamadan çalışan kaydına ve istihdam dönemine kadar uzatır, oradan sonrasına geçmez.
- İşe alım yazılımı ile ATS eş anlamlı kullanılıyor, kapsamları aynı değil: ATS başvuru takibi halkasıdır, işe alım yazılımı o halkanın öncesini ve sonrasını da içerir.
- Yazılımı kurmak zinciri kurmaz. Halkaların ayarı iki ayrı yerden yapılır ve ikisi birbirinden bağımsızdır: paket ve şirket ayarı.
- Zincirin her halkası aynı ölçüde otomatik değil. Yapay zeka sıralar ve kanıt gösterir, kararı her adımda insan verir.
Zincirin halkaları ve panelde karşılıkları
Aşağıdaki tablo bir işe alım yazılımından beklenen halkaları GoTeam panelindeki gerçek ekrana bağlar, yanına da o halkanın kapı durumunu yazar. Karşılığı olmayan halka yazılmadı: bir tanım sayfasının en kolay bozulduğu yer örneğin uydurulmasıdır.
Sıra tesadüfi değil, zincirin kendi sırası. Her satır bir öncekinin ürettiği kaydın üstüne çalışır: ilan olmadan başvuru, başvuru olmadan mülakat, kabul olmadan belge talebi açılmaz.
| Halka | Panelde ekran | Kapı durumu |
|---|---|---|
| İlan yayınlama | İş ilanları: oluşturma, düzenleme, yayına alma | Kapı yok. Yayına almak plan kotasından bir aktif ilan slotu tüketir. |
| Aday tarafı | Şirketin kendi logosu ve rengiyle açılan kariyer sayfası, ilan detayı ve başvuru formu | Kapı yok, her pakette beyaz etiket çalışır. |
| Başvuru takibi | Başvurular ekranı: solda filtre ve liste, ortada aday detayı, sağda belgesi | Kapı yok, her kurulumda açık. |
| Değerlendirme | Uyum skoru ve kanıt kartları; doğal dil havuz araması için AI danışmanı | Şirket ayarı puanlamayı, ayrı bir plan kapısı da danışmanı kapatır. |
| Mülakat | Mülakat listesi, planlama ve tek mülakatın odası | Mülakat durumu her pakette. Google Meet ile planlama Profesyonel ve Kurumsal. |
| Kabul sonrası belge | Belge talepleri, belge şablonları ve isimli belge setleri | Şirket ayarı ve plan kapısı birlikte gerekir. |
| Çalışan kaydı | Çalışanlar, istihdam dönemi, yeniden işe alma | Kapı yok. |
| Bilgilendirme | Şirketin kendi markasıyla e-posta şablonları ve filtreli listeden toplu gönderim | Şirket ayarına bağlı. |
ATS ile sınır nerede
İki terim Türkçe kaynaklarda birbirinin yerine kullanılıyor ama ölçtükleri kapsam farklı. ATS, açılımı applicant tracking system olan başvuru takibi halkasıdır: başvuru kayda girer, adayın hangi adımda olduğu tutulur, her değişiklik kimin yaptığıyla saklanır. İşe alım yazılımı bu halkayı içerir ve iki yöne uzatır: öncesinde ilan ve aday tarafı, sonrasında belge toplama ve çalışan kaydı.
Pratik sonucu şu: "ATS var mı" ile "zincirin sonuna kadar gidiyor mu" ayrı sorulardır. Bir ürün başvuru takibini eksiksiz yapıp kabul sonrasında sizi bir tabloya geri gönderiyor olabilir. Başvuru takibinin kendi mekaniği, durum hattı ve denetim kaydı bu sayfanın konusu değil; ayrı bir rehberde, aşağıdaki bağlantıda duruyor.
Adayın gördüğü taraf ve ikinci giriş yolu
Zincirin aday tarafı, şirketin kendi adresinden açılan kariyer sayfası: logo, marka rengi ve açık ilanların listesi. Aday ilan detayından formu doldurur, başvurusu doğrudan panele düşer, arada bir e-posta kutusu yoktur. CV yalnız PDF kabul edilir ve en fazla 5 MB olabilir.
Kariyer sayfasını kullanmak istemeyen şirket için ikinci bir yol var: başvuru formu bir iframe ile şirketin kendi sitesine gömülür, hangi adreslerin gömebileceği izin listesiyle sınırlanır, gömülü formun sağlığı takip edilir. İki yol da aynı kayda düşer, panelde ayrı bir havuz oluşmaz. Staj bu zincirde ayrı bir akış: ayrı rota ailesi, ayrı filtreler (üniversite, sigorta, staj tipi) ve tek bir şirket ayarıyla kökünden kapatılabilen bir hub.
İşe alım bittikten sonra ne oluyor
Kabul kararı zincirin sonu değil. Kabul edilen adaydan istenecek belgeler şablonlardan kurulur; isimli belge setleri sayesinde tek tek seçmek yerine "mavi yaka işe giriş" gibi bir grup seçilir, talep bir son tarihle açılır ve eksikler takip edilir. Son tarihe iki günden az kaldığında talep listede yaklaşan olarak işaretlenir.
Belgeler tamamlandığında aday çalışan kaydına geçer; istihdam dönemi açılır ve aynı kişi ileride yeniden işe alınırsa geçmiş dönem kaybolmaz. Zincir burada biter: bordro, izin ve performans yönetimi üründe yok, dışarıdaki bir İK bilgi sistemine veri aktaran bir kanal da bulunmuyor.
Bir yetenek neden bazen görünmüyor: iki ayrı kapı
İşe alım yazılımlarını değerlendirirken en çok yanılgı üreten yer burası. "Bu özellik üründe var mı" sorusunun cevabı tek bir kapıya bağlı değil. GoTeam'de iki kapı var ve ikisi ayrı şeyler: plan kapısı parayla açılır, şirket ayarı panelden açılır. Bir yetenek ikisini birden isteyebiliyor.
Aşağıdaki tablo paket kapısı arkasındaki yedi yeteneği ve hangi paketlerde açık olduğunu veriyor. Yedi rakamı yuvarlanmış değil, kodda sabit bir liste; sekizinci bir kapı yok.
| Yetenek | Hangi paketlerde açık | Ne yapar |
|---|---|---|
| AI işe alım danışmanı | Tüm ücretli paketler ve deneme | Doğal dil havuz araması, toplu işleme, kapı ve kanıt rozetleri, insan inceleme kuyruğu. |
| Gözlemlenebilirlik panosu | Tüm ücretli paketler ve deneme | KPI şeridi, eğilim grafikleri ve Başvuru Hunisi kartı. |
| AI ile ilan metni üretimi | Profesyonel, Kurumsal, deneme | İlan metnini ve gereksinim maddelerini taslak olarak üretir. |
| Mülakat planlama | Profesyonel, Kurumsal, deneme | Mülakat kaydı ve online mülakatta e-postaya gömülen Google Meet bağlantısı. |
| Belge talebi zinciri | Profesyonel, Kurumsal, deneme | Kabul sonrası belge talebi, şablonlar, setler, son tarih ve eksik takibi. |
| Özel rol tanımlama | Profesyonel, Kurumsal, deneme | Kendi yetki setinizle rol açmak. Temel roller her pakette çalışır. |
| Google Drive içe aktarma | Yalnız Kurumsal ve deneme | Bir Drive klasöründen toplu CV içe aktarma; DOCX yalnız burada geçerlidir. |
İkinci kapı: beş şirket ayarı
Paketten bağımsız çalışan beş şirket ayarı var: yapay zeka analizi, e-posta bildirimleri, belge talepleri, staj modülü ve Google Workspace hesap açma. Bunlar panelden açılıp kapanır, kapalıyken ilgili ekran menüde hiç görünmez.
En sık karşılaşılan durum yapay zeka analizi ayarı. Kapalıyken puanlama çalışmaz ve doğal dil arama menüde yoktur, ama başvuru takibi yerinde durur: liste, durum hattı, denetim kaydı ve kariyer sayfası çalışmaya devam eder. Yapay zeka bu üründe zorunlu bir parça değil, çekirdeğin üstüne takılan bir katman.
İki kapının üst üste bindiği yer
Belge zinciri ve AI danışmanı ikisini birden ister. Belge talepleri için hem belge talepleri ayarı hem de paket kapısı açık olmak zorunda; biri kapalıysa ekran menüde yoktur. Danışmanda da aynısı geçerli: yapay zeka analizi ayarı rotayı, plan kapısı arama isteğinin kendisini kapatır. Bir demoda pratik karşılığı şu: "Profesyonel pakette var" tek başına yeterli bir cevap değil. Doğru soru iki parçalı: hangi pakette açık, ayrıca bir şirket ayarı gerekiyor mu.
Hiçbir kapıya bağlı olmayan çekirdek
Zincirin çekirdeği kasıtlı olarak kapısız bırakıldı. Başvuru listesi, durum hattı, aday havuzu, denetim kaydı, kariyer sayfası ve çalışan kaydı her pakette çalışır. Yedi plan kapısının hiçbiri bunları saymıyor.
Pakete bağlı tek çekirdek sayı, aynı anda yayında tutabileceğiniz aktif ilan adedi: Mini 1, Başlangıç 3, Profesyonel 25, Kurumsal sınırsız. Bir ilanı yayına almak bu kotadan bir slot tüketir; kota dolduğunda yayınlama isteği hata verir, ilan sessizce taslak kalmaz.
Değerlendirmenin faturalandırma birimi tek cümlelik: bir aday değerlendirmesi bir hak. Aynı aday ve pozisyon çifti bir kez ücretlendirilir, kriter değişince yapılan yeniden puanlama ek hak tüketmez.
İşe alım yazılımının yapmadıkları
Bir tanım sayfasının en yararlı bölümü genelde yokluk listesidir. Satın alma kararını bozan şey eksik özellik değil, beklenip de bulunmayan özelliktir. Aşağıdakiler GoTeam'de yok ve bir demo öncesinde bilinmesi gerekiyor.
- Video mülakat ve yetenek testi yok. Mülakat kaydı, soru havuzu ve cevap analizi var; görüntülü görüşmeyi yapan taraf ürün değil.
- Aday arama (sourcing), sosyal medya taraması ve LinkedIn, Indeed, İK bilgi sistemi, Slack entegrasyonu yok. Havuzda arama yapılır, havuz dışında aday aranmaz.
- Bordro, izin takibi ve performans yönetimi yok. Zincir çalışan kaydında biter.
- İlan görüntülenmesi sayılmıyor; veri modelinde böyle bir sayaç yok. Ölçülen en üst basamak gelen başvurudur.
- E-posta ekinden başvuru toplayan bir kanal yok. Gelen kutusuna düşen bir CV'yi panele siz taşırsınız.
- Kendi kendinize kaydolarak başlayamazsınız: kayıt kapalı, hesabı biz açıyoruz.
Otomasyonun durduğu yer
Yapay zeka bu zincirde hiçbir başvurunun durumunu kendiliğinden değiştirmez. Öneri üretir, kanıt maddelerini ve karar bandını gösterir. Adımı değiştiren işlem her zaman bir kullanıcı kimliğiyle çalışır ve denetim kaydına yazılır.
Aday tarafında bekletme de yok: yeni başvuru CV analizini arka planda tetikler, aday formu gönderdiğinde ekran yapay zekayı beklemez. Aday verisinin maskelenmesi arayüzde değil servis katmanında yapılır; kişisel veri görme yetkisi olmayan kullanıcıya arama sonuçları, inceleme kuyruğu ve detay ekranı maskeli döner, yeni bir çağıran bu maskeyi atlayamaz.
Sık sorulan sorular
ATS, başvuru takibi halkasıdır: başvuru kayda girer, adayın hangi adımda olduğu tutulur, her değişiklik kimin yaptığıyla saklanır. İşe alım yazılımı bu halkayı içerir ve iki yöne uzatır; öncesinde ilan yayınlama ile aday tarafı, sonrasında belge toplama ile çalışan kaydı. Uygulamada iki terim birbirinin yerine kullanılıyor, o yüzden bir üründe zincirin nerede başlayıp nerede bittiğini ayrıca sormak gerekiyor.
GoTeam'de kapsamıyor. Zincir ilan yayınlamadan başlar, çalışan kaydı ile istihdam döneminde biter; bordro, izin takibi ve performans yönetimi üründe yok. Dışarıdaki bir İK bilgi sistemine veri aktaran bir entegrasyon da bulunmuyor. Bu işleri arayan bir şirketin ayrı bir yazılıma ihtiyacı olur.
Hiçbir kapıya bağlı olmayan çekirdek her kurulumda açıktır: iş ilanları, kariyer sayfası, başvurular ekranı, aday havuzu, denetim kaydı ve çalışanlar. Bunların üstündeki yetenekler iki ayrı yerden ayarlanır; yedi tanesi pakete, beş tanesi şirket ayarına bağlıdır. Yani ilk gün gördüğünüz menü, paketinize ve sizin için açtığımız ayarlara göre değişir.
Çünkü iki ayrı kapı var. Paket kapısı parayla açılır, şirket ayarı ise panelden açılır; ikisi birbirinden bağımsızdır. Belge zinciri ile AI danışmanı ikisini birden ister: paket yetse bile ilgili şirket ayarı kapalıysa ekran menüde çıkmaz. Bu durumda yapılacak şey paketi yükseltmek değil, ayarı açmaktır.
Aktif ilan adedi pakete bağlı: Mini 1, Başlangıç 3, Profesyonel 25, Kurumsal sınırsız. Bir ilanı yayına almak bu kotadan bir slot tüketir; kota doluyken yayınlamayı denerseniz istek hata döner ve ilan taslakta kalır. Kariyer sayfasının kendisi hiçbir kapıya bağlı değil, pakete bağlı olan tek şey aynı anda kaç ilanın açık durabileceği.
Hayır, deneme kasıtlı olarak tam ürünü gösterir: 14 gün boyunca yedi plan kapısının hepsi açık gelir, Drive içe aktarma dahil. Kısıtlar kapılarda değil kotalarda; aktif ilan, koltuk ve aylık değerlendirme hakkı sayıları denemeye özeldir. Deneme hesabını kendiniz açamazsınız, kaydı biz yapıyoruz.
İlgili rehberler
İlgili özellikler
Zinciri kendi pozisyonunuz üzerinden görün
İlandan çalışan kaydına kadar hangi halkanın sizde açık olacağını birlikte geçelim. Hesabınızı biz açıyoruz.
Bize Ulaşın